社用車の鍵の管理方法は？

複数の社用車を保有する会社では、鍵の管理に意外なほど手間がかかっています。鍵だけでなく給油カードやETCカードも一緒に管理しようとすると、誰が使っているかわからなくなったり、紛失の懸念が生じたりすることも少なくありません。本記事では、社用車の鍵管理において発生しやすい課題を整理したうえで、それらを解決するための具体的なツールやシステムについて解説します。

社用車の鍵管理でよくある課題

社用車の鍵管理では、主に以下のような課題が頻発します。

• 誰がいつ持ち出したか分からない
  返却のルールが徹底されないと、使いたいときに誰が持っているか把握できず、業務が滞ってしまいます。
• ETCや給油カードとのバラバラ管理
  鍵だけは管理できていても、カード類が別の場所に保管されていると、全体像がつかめなくなってしまいます。
• 紛失時の対応
  鍵を紛失した場合は合鍵の作成だけでは済まず、防犯上の理由から鍵本体の交換が必要になることもあり、対応コストが膨らみがちです。
• 管理者の貸出・返却対応にかかる時間
  利用者が申し出るたびに管理者が対面で対応していると、その積み重ねがかなりの時間と手間になってしまいます。

従来の主な鍵管理方法とその限界

これまで鍵の管理には、キーフックボード、紙やExcelの台帳、管理者のデスク内保管、キーボックスといった方法が用いられてきました。ただし、いずれの方法にも運用面での限界があります。以下で、その詳細を見ていきましょう。

アナログ管理の課題

キーフックボードは、どの鍵が使用中かひと目で分かるという利点がある一方で、持ち出し時の記入漏れが起きやすく、カード類とは別管理になりがちという弱点も抱えています。紙の貸出台帳も手書きで記録を残せる手軽さはあるものの、手作業ゆえにヒューマンエラーが起こりやすく、台帳の保管場所まで確認しに行かなければ現在の状況を把握できません。また、キーボックスによる管理は、暗証番号を知っていれば関係者が自由に利用できる利便性がある反面、使い方がずさんになると紛失リスクが高まってしまう点に注意が必要です。

エクセルや管理者による手動管理の課題

エクセルを用いた管理は、データを集計しやすいというメリットがある一方、使用のたびに入力する手間がかかります。この入力を忘れてしまうと実態との乖離がすぐに生じてしまうため、リアルタイムでの状況把握には不向きといえるでしょう。
また、管理者のデスク内で保管し手動で対応する方法は、追加コストがかからない点は魅力ですが、貸出・返却の都度対応が求められるため、管理者にとって大きな業務負担となってしまいます。

社用車の鍵管理を効率化する方法

こうした課題を解決する手段として、ICタグ（RFID）を用いたキャビネット管理とスマホを鍵代わりにするデジタルキーが挙げられます。
ICタグ管理では、鍵やETCカード、給油カードなどをセットにしてICタグを取り付け、専用キャビネットで保管します。社員証などで認証したうえで持ち出し・返却を行うと自動で記録が残るため、記入漏れの心配がありません。さらに、一括読み取り機能によってセット物の欠品やズレも検知できます。
一方のデジタルキーは、スマートフォンを鍵の代わりに利用するシステムです。車両の予約に連動してスマホに鍵の権限が付与されるため、物理的な鍵の受け渡しや台帳記入は一切不要になります。対面での対応そのものがなくなることで、管理者の負担軽減と紛失リスクの低減が同時に期待できます。

まとめ

紙やExcelによる従来の鍵管理は、記入漏れや実態との乖離が生じやすいうえ、管理者への負担も大きいという課題を抱えていました。こうした運用上の限界を感じているのであれば、自社の課題に合わせてICタグやデジタルキーなどのシステム化を検討し適切に鍵を管理できる仕組みを整えることが重要です。ぜひ、状況に合った効率化ツールを取り入れてみてください。