フリーアドレスで書類管理はどうする？

このページでは、フリーアドレスで失敗しない書類管理の具体的な方法やおすすめのグッズなどをまとめています。

フリーアドレスでよくある書類管理の悩み

近年ではフリーアドレス化が進みつつあるものの、「書類が多すぎて、結局いつも同じ席で仕事をしている…」などの悩みを抱えている人も多いでしょう。フリーアドレスは固定席のように個人の引き出しやワゴンがなく、容量の少ないパーソナルロッカーを使うのが一般的です。

フリーアドレス化と同時にペーパーレス化を検討する企業も多いですが、すべてをデータ化するのは難しいため、書類の保管場所が足りないと頭を悩ませるケースが多く見られます。

フリーアドレスで書類管理を行うには？

管理基準を明確にする

書類はこまめに管理しないと、不要になった書類を大量に抱えることになってしまいます。廃棄すべき書類を増やさないためには、管理の基準を明確にするのが重要です。あらかじめ基準を定めておけば、効率的に書類の整理・削減ができます。

また、「手持ちの書類を削減したいけれど、廃棄できるものがない」という場合は、倉庫での保管やデータ化なども検討すると良いでしょう。

書類は3つに分けて管理する

保管が必要な書類は、個人書類・共有書類・重要書類の3つに分類し、どこに保管するのか、どのように運用するのかを決めましょう。個人書類には、処理が完了しておらず共有には至っていないものや、情報を得るために集めた書類が対象です。これらの書類は、パーソナルロッカーにて保管・管理します。

共有書類は、自分以外の社員も使用する書類のことで、業務の共有を行う部署の共有収納庫で保管されるのが一般的です。重要書類は、契約書など原本での保管が必要な機密文書のため、施錠できる収納庫で管理しなければなりません。

ルールの周知を徹底する

書類管理におけるルールは、決定して終わりではなく続けていくのが重要です。しっかりと継続していけば、大量の書類を抱えてしまう悩みから解放される以外にも、スペースや業務効率の向上が期待できます。

ルールを周知するためには、社員参加型の管理体制を採用するのがポイントです。例えば、各部署でファイリング担当者を決めるなどが挙げられるでしょう。また、決まりが守られているかの定期的なチェックも、ファイリング維持に効果的です。

日ごろからデスク周りをきれいにしておく

フリーアドレスにおいて、デスクは社員全員で使用する共有物という扱いです。そのため、休憩時や退社時など離席する際には、デスク周りをきれいにしてから移動しましょう。書類整理が習慣化すれば、不要なものを手元に残し続けてしまう心配がありません。

また、週に1回の一斉清掃タイムを設けるのも、社員全員でクレンリネスの意識を高めるのに効果的です。

書類管理のための具体的な方法・グッズ

持ち運びできるアイテムで書類を管理する

フリーアドレスには固定席がないので、持ち運びできるケースや書類バッグを利用して書類や文房具を管理する必要があります。また、複数の書類を保管できるよう、共有スペースにパーソナルロッカーや収納家具を設けるのも忘れてはいけません。

より効率的に書類管理をするには、データの電子化を検討するのも有効です。PCやモバイル端末で書類管理を行えば、紙の書類よりも整理が簡単になります。これらのグッズを活用して書類や小物類を決まった場所に保管するクセを付ければ、スムーズな書類管理が可能となるでしょう。

ファイルボックスはマストアイテム

持ち運びできる書類整理グッズの中でも、ファイルボックスは欠かせないアイテムです。A4サイズの書類が収納できるうえコンパクトなサイズであれば、オフィスでの移動頻度が高いフリーアドレス環境でもストレスがかかりにくいでしょう。

また、ファイルホルダーやクリアファイルは大切な書類を保護するのに役立ちます。