フリーアドレスが失敗する原因

働き方の多様化が進み、企業においてもフリーアドレスを導入するところが増えてきました。フリーアドレスは、部門間のコミュニケーションの活性化、省スペース化やコスト削減においてメリットがあります。ただ、導入してから様々な問題が発覚し、結局失敗して固定席へ戻ってしまったケースも少なくありません。

このページでは、職場フリーアドレスの失敗でよくある原因をまとめて、さらに解決方法についても解説します。

フリーアドレス導入でよくある課題

位置情報の把握が難しい

フリーアドレスの場合、席が固定されていないために従業員の位置情報を把握するのが難しくなります。それにより、チーム間でのコミュニケーションが滞りやすくなり業務に支障をきたす恐れがあります。

また、上司と部下がお互いの居場所を把握できないため、上司は部下の管理ができない、部下は上司に相談しにくいといった状況が生まれるケースもあるでしょう。従業員に孤独感が生まれると、エンゲージメントや満足度の低下にまで影響を及ぼす可能性があります。

位置情報の把握が難しい
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席を確保しづらい

フリーアドレスを導入している企業の中には、スペースを有効活用するために、座席数を社員数よりも少なく配置しているところがあります。このケースでは、社員の出社率がたまたま高い日は席が足りなくなってしまうという事態になりかねません。

出社したにもかかわらずオフィスに席がないと、結局何人かが帰宅してテレワークに切り替えなくてはならず、移動に時間を費やしてしまうことになります。

席を確保しづらい課題と解決策
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電話の取り次ぎができない

それぞれの従業員が自席で働いている場合は、座席表をもとに内線電話を取り次ぐことができます。しかし、フリーアドレスの場合は毎日働く場所が変わるため、従業員がどこにいるのか、場所の特定が困難になります。それぞれの居場所を把握できていないと、スムーズに電話の取り次ぎを行うことができません。

業務効率の悪化や現場のストレスを生む原因になってしまいます。

電話の取り次ぎが難しい
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書類管理が大変

フリーアドレスになると、今まであった個人のデスクや引き出しなどがなくなるため、収納スペースが減ってしまいます。そのため、各々が書類を管理するのが大変です。

せっかくフリーアドレスを導入したのに、書類があるために結局席が固定化してしまうといった場面も考えられます。自由な席でストレスなく働くには、いかにペーパーレス化を進められるかも大切です。

書類管理の課題と解決策
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席によっては集中できない

部署やチームを超えたコミュニケーションを活発にするためにフリーアドレスを導入している企業もありますが、席によっては社員の話し声によって騒がしくなり、業務に集中できない可能性も生まれます。周りの声によって集中力をそがれる人にとっては、騒がしいオフィスを苦痛に感じることもあるでしょう。

業務に集中できない環境が生まれると、ストレスによるモチベーション低下や生産性にまで影響を及ぼすおそれがあります。

荷物の持ち運びに手間がかかる

フリーアドレスを導入している企業では、デスクは個人に割り当てられるのではなく共有スペースとなります。離席時にはパソコンはもちろん、文房具や書類なども残しておけないため、移動する際の持ち運びに手間がかかるでしょう。

荷物だけでなく、郵便物の受け渡しも問題です。誰がどこに何を置いたかを忘れてしまうと、大事な郵便物を紛失してしまう可能性もあります。荷物を置くための個人ロッカーを設置する、受け渡しのための郵便BOXを設置するなどの対応が必要です。