【フリーアドレス】電話取り次ぎへの対策

フリーアドレスを導入する際は、電話の取次問題への対策が求められます。課題を理解したうえで適切な対策が必要です。

フリーアドレスにおける電話取り次ぎの課題は？

フリーアドレスにはいくつかの問題があります。その問題を理解しないと有効な対策ができません。たとえば、電話の取り次ぎがしにくい問題です。特定の担当者あての場合、探し出さなければなりません。

また、電話機の近くにいる席の社員が電話対応をします。その社員への負担が大きくなりやすいです。電話内容によってはプライバシーの問題と情報漏洩リスクも考えなければなりません。

フリーアドレスオフィスでは従業員が固定の席を持たないため、固定電話の設置が難しく他の通信手段が求められます。

電話取り次ぎの課題への解決策

デジタルコードレス電話機

デジタルコードレス電話機は解決法の1つです。アンテナから電波を飛ばして通話できます。固定電話の子機と同じと考えればいいでしょう。場所も選びませんし、持ち運びもできます。

従業員一人ずつ端末を持てますし番号さえわかれば取り次げるのもメリットです。移動しながらの通話もできるため固定電話がある場所に戻らなくて済みます。スマホでもいいのですが、端末や通信費を考えるとデジタルコードレス電話のほうがコストを抑えられます。

座席表システム

座席表システムもフリーアドレスと相性がいいシステムです。WEBサイトやアプリで、各社員がどの座席にいるか簡単に見ることができます。フリーアドレス対応のシステムもあるのもポイントです。

社員のスケジュールや、外出中・休憩中まで把握できます。そのため外部から電話がきたとき、該当社員の近くの固定電話に内戦を回せるのもメリットです。また、リモートワーク中の社員の位置まで把握できます。そのため、オフィス内だけではなく外でもコミュニケーションを取りやすいのです。

社用携帯

社用電話機を用意するのも対策の1つです。電話機やスマホを各社員に支給します。そのうえで、通常の通話機能やIP電話を内線として利用するのです。外部から各社員の社用携帯に直接連絡が取れます。固定電話は不要ですし、内線の呼び出しも要りません。

担当者の席を調べる手間も省けます。注意点はコストとセキュリティの問題でしょう。プライベートの通話や通信に使わないといったルールづくりが重要です。また、法人プランは一般的に通話料も安く設定されているため利用しましょう。

クラウドPBX

クラウドPBXはオフィスの電話交換機です。また、クラウド上にPBXがあり、ネットワークを経由して利用するシステムともいえます。各社員はスマホやクラウドPBXを経由できる電話機を持ちます。すると固定電話機からくる内線に対応できるようになるのです。

また、通話データの活用も活かせます。発信・着信履歴や通話内容もデータとして活かせるため、ビジネス面でもメリットがあります。

電話代行サービス

電話代行サービスは、外部企業に電話対応をすべて丸投げできます。やり取りの内容はチャットワークのようなコミュニケーションツールを使って通知されるのです。電話に出る業務もなくなるため電話対応の負担が軽くなります。

代表電話の公表をやめる

代表電話を公表しなければ電話対応の問題は解決できます。また、代表電話がなくても各社員の社用携帯によってやりとりは可能です。ただし、社内のコミュニケーションに支障をきたさないために、内戦システムを整備しなければなりません。

まとめ

フリーアドレスオフィスにするなら電話問題も併せて考えなければなりません。対策として、デジタルコードレス電話機やクラウドPBXなど、さまざまな対策を取るといいでしょう。また、代表電話をなくしてやり取りは各担当者に持たせた社用携帯だけにする方法もあります。

電話以外にも従業員がオフィス内のどこにいるのか把握するシステムは必要です。環境整備のためには屋内位置情報サービスの活用も検討したほうが良いでしょう。