フリーアドレス向けの座席管理システム

企業オフィスで
従業員の所在を可視化する
おすすめ座席管理システム

ここでは、スマートフォンとビーコンを使い、マップ上で簡単に所在を確認できる「Beacapp Here」を紹介します。
従業員の出社状況把握や、座席や会議室の予約も手間なく行えます。 ハイブリッドワークでフリーアドレス制の企業は、参考にしてみてください。

Beacapp Here

画像引用元：株式会社ビーキャップ公式HP（https://jp.beacapp-here.com/）

リアルタイムの位置情報を共有し、
より効率的な業務環境を作れる

社内に設置したビーコンとスマホを連携させることで、各社員の位置情報をリアルタイムに共有可能。座席や会議室の予約機能もあり、チェックイン・アウトの手動操作は不要。予約なしで座席などを利用している場合はシステム上で「未予約者」のラベルを表示することでご使用を防止できます。さらにオプションで会議室や車内打合せスペースなどの稼働率をグラフで視覚化でき、オフィス利用率の最適化にもつながります。

Beacapp Hereの
主な機能

Microsoft Teams内で
従業員の出社状況を把握

Microsoftが提供しているコミュニケーションツール・Teams Appの画面内で社員の位置情報の確認やチャットのやり取りが可能。フリーアドレスであっても特定の社員を探す手間が省け、電話取次や来客対応がスムーズに行えます。

ホテリング機能で
スペースを予約

固定席、オープンエリア、フロア全体など、様々なスペースの予約が可能です。

予約さえすれば、チェックイン・チェックアウトはビーコンが自動で行ってくれるため操作不要。

予約状況や予約実績を確認することもできます。

スペース稼働率を
可視化してより
効率的な運用を可能に

追加オプションのBeacapp Here PROを活用することで、社内各スペースの稼働率や社員ごと・部署ごとの利用率を可視化できます。三井デザインテックが監修し、オフィスコンサルティングにも用いられる分析により、更なる効率化を図れます。

Beacapp Hereの
公式HPから
機能を詳しく見てみる

電話で問い合わせる

引用元：ビーキャップ公式YouTube（https://www.youtube.com/watch?v=CPmwM6buJp8）

Beacapp Hereの
導入事例

安井建築設計事務所

画像引用元・記事参照元：株式会社ビーキャップ公式HP（https://jp.beacapp-here.com/case/yasui-archi/）

オフィス移転を機にフリーアドレスへと移行した同社。導入当初から社内の関心が高く、積極的に利用する社員が多かったそうです。採用後に部署ごとの出社率をデータとして蓄積するために「出社率ダッシュボード」も採用。今後はスペースの温度やCO²濃度などをデジタルサイネージ上で表示できるよう取り組む姿勢を見せています。

JPメディアダイレクト

画像引用元・記事参照元：株式会社ビーキャップ公式HP（https://jp.beacapp-here.com/case/jp-media-direct/）

コロナ禍前からリモートワークも導入し、世の中で「DX」が知名度を得る前から、ペーパーレスや働き方改革を進めていた同社。2021年のフリーアドレス化を機にBeacapp Hereを採用しました。位置情報の把握はもちろん、出社前に自分が座りたい席を予約できることが便利、という声もあるようです。

日清食品ホールディングス

画像引用元・記事参照元：株式会社ビーキャップ公式HP（https://jp.beacapp-here.com/case/nissinfoods-holdings/）

2021年3月に完成した「NISSIN GARAGE」と東京本社でBeacapp Hereを採用。新型コロナの5類移行に伴って出社率の上限を40％目安に緩和したことで、いつ・誰が出社するのかを正確に把握するため、「出社予約システム」を導入。今後は未予約での出社を「0」とするためのルール徹底と、デジタルサイネージでの社内状況の共有を目指しています。

Beacapp Hereの
公式HPで
その他の導入事例を見てみる

Beacapp Hereの
料金プラン

ライトプラン

• 利用者人数
  100名まで
• 初期導入
  110,000円
• 端末設置箇所数
  30か所
• 月額費用
  33,000円（50名まで）
  55,000円（100名まで）

参照元：株式会社ビーキャップ公式HP（https://jp.beacapp-here.com/#price）

スタンダードプラン

• 利用者人数
  150名まで
• 初期導入
  220,000円
• 端末設置料
  330,000円
• 端末設置箇所数
  50
• 月額費用
  110,000円

参照元：株式会社ビーキャップ公式HP（https://jp.beacapp-here.com/#price）

オプション費用

• Beacapp Here Pro
  55,000円～/月額（利用者数500名）
• 空きスペース検索オプション
  110,000円/月額
• ホテリング機能
  BeacappHere利用料に対し+20％/月額

参照元：株式会社ビーキャップ公式HP（https://jp.beacapp-here.com/#price）

Beacapp Hereの
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Beacapp Hereの
企業情報

企業名	株式会社ビーキャップ
本社所在地	東京都中央区日本橋堀留町1-8-11　日本橋人形町スクエア8F
営業時間	要問合せ
定休日	要問合せ
電話番号	03-6661-0307
公式サイトURL	https://jp.beacapp-here.com/

シェアオフィス運営で
予約&管理を一元化する
おすすめ座席管理システム

ここでは、位置情報・席予約・データ分析・グループウェア連携がワンパッケージになった「EXOffice」を紹介します。
拡張機能によりデジタルサイネージやトイレの空室状況、室内温度なども表示できるので、効率的なシェアオフィス運営を考えている企業は参考にしてみてください。

EXOffice

引用元：株式会社WHERE公式HP
（https://exoffice.where123.jp/）

拡張性が高く、必要な機能を
随時追加可能

デジタルサイネージや共有部分の空室状況の把握だけでなく、多彩なAPI連携が可能。さらにスマートビルソリューションを掛け合わせること、電子錠の連動認証や、照明・空調・セキュリティーのon・offも自動化できます。ウェアラブル端末との連携も可能なので、施設内での熱中症予防にも役立ちます。

EXOfficeの主な機能

デジタルサイネージで
空き状況を表示

室内の混雑状況や会議室の予約状況など、オフィスに設けたモニターに表示し、空いているスペースや会議室の有無をその場へ行くことなく把握できます。

オフィスの利用状況
データを分析

室内の利用状況をデータ化し、課題を抽出できます。エリアごとの滞在時間を把握して、オフィスがどのように使われているかを分析して、レイアウトの参考に。さらに施設の利用状況も把握することで、空予約になっていないかも確認可能です。

快適でスマートな
オフィス環境を実現

様々なAPIと連携可能なため、快適なオフィス環境を提供できます。自動での入退室管理に加え、電子錠との連携により、未予約での入室を制限。高度なセキュリティを実現可能です。

EXOfficeの
公式HPから
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引用元：WHERE公式YouTube（https://www.youtube.com/watch?v=WUOxuzewTi0）

EXOfficeの導入事例

EXOfficeを導入したシェアオフィスの事例は紹介されていませんでした。
一般オフィスでの導入事例を紹介します。

ベイカレント

画像引用元・記事参照元：株式会社WHERE公式HP（https://exoffice.where123.jp/case/361）

新オフィスへの移転を契機として、「新しい働き方」に踏み出したベイカレント。部門間・社員間・階層間での壁を取り払えるオフィスにするべく、全席フリーアドレスを採用。コミュニケーションをボーダーレスに行ない、新たなアイディア創出・生産性の向上を目指しました。EXOfficeにより位置情報の把握と座席予約によりスムーズなコミュニケーションが実現。蓄積したデータを分析して新たなレイアウトにも活かしています。

イトーキ

画像引用元・記事参照元：株式会社WHERE公式HP（https://exoffice.where123.jp/case/381）

2018年に本社への集約移転を機に、段階的にABWへと移行した同社。特徴的な取り組みとしては、社員の位置情報データを基に、オフィスの使われ方はもちろん、生産性をより高めるオフィスづくりを進めてきました。社内サーベイの結果、楽しさや連帯感を感じられるオフィスを実現しています。

テクマトリックス

画像引用元・記事参照元：株式会社WHERE公式HP（https://exoffice.where123.jp/case/242）

2022年にグループ会社を含めて本社機能を集約移転した同社。EXOfficeの在席管理を活用し、出社する社員を全体の3割に抑えています。また、オフィスの人の動きを見える化し、活用されているエリアはより活用しやすく、そうでないエリアは用途を変えるなどのオフィス改革に活かしています。

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EXOfficeの料金プラン

初期導入費用	要問合せ
月額費用	要問合せ

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EXOfficeの企業情報

会社名	株式会社WHERE
本社所在地	東京都港区三田3-5-27　住友不動産東京三田サウスタワー3階
営業時間	要問合せ
定休日	要問合せ
電話番号	03-6261-5722
公式サイトURL	https://exoffice.where123.jp/

座席管理システムとは

オフィス内にあるフリーアドレス席・固定席・会議スペースなどの利用状況をデジタル上で一元管理するソフトウェアやツールです。特にフリーアドレスを導入している企業では、席の予約機能や在席確認機能によって、どこにどれだけ席が空いているか瞬時にわかるようになり、席探しの手間を削減できます。

最近の座席管理システムは、ただ座席の状態を記録するだけでなく、オフィスレイアウトの作成・編集、会議室や備品の予約、勤怠管理やセキュリティとの連動など、付加価値を提供するものも増えています。ハイブリッド勤務が進む中で、「出社したいときに確実に座れる環境」を整えることはもちろん、「テレワーク中の社員がどう動いているのか」「必要な打ち合わせがスムーズに行えるか」を含めた総合的なオフィス管理にも役立ちます。

座席管理システムを導入するメリット

オフィススペースの効率運用

フリーアドレスは「社員全員分の席を常に確保しなくてもよい」ことから、省スペース化や賃料の削減に役立ちます。ただし、運用ルールがないまま座席を自由に使えるようにしていると、一時的に席が足りなくなったり、逆に空席が多すぎるという問題も生まれてしまうかもしれません。

座席管理システムを導入すれば、誰がいつどの席を利用しているかを正確に把握できるため、「座席が必要な時間帯だけ事前予約する」「一定時間以上使われなかった席を自動解放する」などのルールを設定し、スペースを無駄なく使えるようになります。

社員同士の居場所の把握

フリーアドレス制で、社員が部署やチームの境界を超えて座ることが可能になりますが、誰がどこにいるかを把握しにくくなる欠点もあります。

座席管理システムがあれば、リアルタイムで誰がどこに座っているか検索できるので、必要なときに素早く対面で話すことが可能。座席がバラバラになってもコミュニケーションの質を下げずに、担当者を探す時間を削減してチームワークを強化できます。

管理コストと時間の削減

紙やスプレッドシートで座席表を更新している場合、オフィスのレイアウトが変わるたびに担当者が手作業で修正する必要があります。これは社員の異動が頻繁に起こる大企業や、フロアが複数ある環境では特に負担が大きい作業です。

座席管理システムを導入すると、クラウド上でフロアレイアウトを管理でき、変更や更新が簡単になります。また、席の使用状態も自動的に記録されるため、データ入力や確認作業の手間を大幅に省けるのもメリットです。

データに基づいた改善が可能

座席の利用状況を記録・集計できるシステムなら、利用頻度の高い席や不人気なエリアを数値で把握することが可能。社員がよく使うタイプの席がわかれば、今後のレイアウト変更や増設の検討に役立ちます。反対に使われていない席は、打ち合わせスペースへリノベーションしたり、テレワーク用のブースに変えたりといった活用法も考えられます。こうした客観的なデータは、オフィスの環境改善やコスト削減の根拠になるでしょう。

座席管理システムの選び方

導入目的と運用範囲を明確にする

座席管理システムと一言でいっても、座席管理特化型から多機能型までいろいろなタイプがあります。

オフィス全体の総合管理まで行いたい場合は、多機能型のシステムを選ぶのが便利ですが、単純に座席予約や在席確認ができればよいなら、機能を絞ったシンプルなシステムを選んだほうがコストを抑えられます。導入機能の範囲を明確にしておくことで、無駄な支出や不要な運用負荷を減らせるでしょう。

必要な機能を洗い出す

まずは自社オフィスの現状を把握し、どのような課題を解決したいかを明確にすることが大切です。

例えば、フリーアドレス導入後に「空席探しに時間がかかる」問題が顕在化した場合は、空席情報がすぐにわかる仕組みが重要になります。また、「社員がどこに座っているのか把握したい」のであれば、リアルタイムで位置情報を可視化できる機能に注目しましょう。必要な機能を事前にリストアップすれば、製品比較もしやすくなります。

フリーアドレスのオフィスで
使える機能を見る

操作性やサポート体制を確認する

どれだけ高機能なシステムでも、社員が直感的に使えなかったり、設定が複雑すぎたりすると現場での利用率は下がってしまいます。導入後に「使い方がよくわからない」「エラーの原因が不明」といった状況を避けるためには、操作のわかりやすさやサポート体制の充実度も重要です。ベンダーが提供するデモやトライアル期間を活用し、実際の操作感を確かめてから導入を検討するのがおすすめです。

他システムと連携可能かを確認する

フリーアドレス導入で、座席管理と同時に会議室予約や受付管理、勤怠ツールなどを一括で管理したいケースも多くあります。その場合、外部サービスとの連携可否が大きなポイントになります。APIが提供されているか、連携実績があるツールはどれかなどをあらかじめ確認し、長期的に見て拡張性のある仕組みを選ぶと運用がスムーズになるでしょう。

フリーアドレスのオフィスで使える機能

座席予約

フリーアドレスで席を「先着順」にすると、朝早く来た人が好みの席を常にキープしてしまい、固定席化が進む可能性があります。そこで役立つのが座席予約機能です。

出社予定の日にあらかじめオンラインで席をおさえる仕組みがあれば、社員は場所取りに余計なエネルギーを費やす必要もなくなります。システムによっては、抽選で席を割り当てるオプションもあり、公平性を保つ方法として人気です。

チェックイン・チェックアウト管理

単に予約だけできても、実際には利用されていない「空予約」の席が発生することがあります。QRコードスキャンなどで着席を記録し、一定時間チェックインされなかった予約を自動解除するようなチェックイン・チェックアウト機能があれば、実際に使われていない席がいつまでもブロックされないようにできるでしょう。これにより、座席もより効率よく利用できます。

レイアウト作成・在席状況の可視化

多くの座席管理システムは、Web上でオフィスのフロアレイアウトを作成・表示できる機能を備えています。図面データを取り込めるサービスもあり、実際の配置をそっくりそのまま再現可能。誰がどの席で稼働しているのかをひと目で把握できるので、遠くのフロアを探し回る手間が省け、業務の効率化につながります。

会議室予約や備品管理

座席管理システムの中には、会議室をオンラインで予約し、その利用状況を可視化する機能を搭載しているものもあります。また、社内の備品管理や受付システムとの連携が可能なケースもあり、来客対応や貸出品のステータスを一括で管理できるため、運用コストの低減が見込めます。

座席管理システムのタイプ

座席管理特化型

座席管理に特化したシステムは、予約・チェックイン・在席確認といったコア機能に集中しているのが特徴です。シンプルかつ低コストで導入しやすく、スモールスタートで試してみたい企業にはぴったりです。

少人数での利用や、フリーアドレスの導入を試験運用する時には、このような機能特化型システムがおすすめです。後から多機能型に切り替えられるサービスもあるため、拡張性についても確認しておくと安心です。

多機能型

多機能型の座席管理システムは、座席予約や着席状況の確認だけでなく、会議室予約、備品管理、受付システムとの連携など、オフィス運営に必要な機能が一通り揃っています。

大規模なオフィスや複数拠点を抱える企業の場合、一元管理できるメリットが大きいです。ただし、機能が多いぶん初期費用が高くなったり、設定や運用ルールが複雑になったりすることもあるので、実際に必要な機能をよく見極める必要があります。

パッケージ導入か自社開発か

座席管理システムは、既製のパッケージサービスを契約する方法のほか、自社で独自開発する選択肢もあります。パッケージ型は初期設定が比較的簡単で、サポートが受けやすい一方、カスタマイズの自由度は限定的です。それに対し、自社開発は運用フローや既存の社内システムに合わせた機能を自由に実装できますが、開発コストや保守運用のリソースを大きく割く必要があります。自社のIT体制やセキュリティ要件、将来的な拡張性を考えながら選択するのがよいでしょう。

座席管理システムの費用・相場

座席管理システムの費用は、主に月額制、従量課金制、初期費用の有無などの条件によって変わります。相場としては、1ユーザーあたり月額100円～300円程度というプランが多く、無料プランを提供しているサービスも一部存在します。

ただし、多機能型や企業規模の大きい導入事例では、月額数万円～十数万円かかることもあります。カスタマイズや連携機能が増えるとその分費用が上乗せされるため、最初の段階で要件を明確にし、必要な機能とのバランスを取りながら検討しましょう。導入前にトライアルやデモ版を活用すると、自社の運用イメージを具体的に掴めます。

まとめ

フリーアドレスの導入によってオフィススペースの使い方や社員の働き方は大きく変わります。自由度が増す分、席の確保や管理をきちんと行わないと、社員に余計なストレスを与えかねません。

座席管理システムは、その問題を解消しつつ業務効率やコミュニケーションの活性化を促すのに役立つツールです。導入の際は、必要な機能を絞り込むこと、操作性やサポート体制をチェックすること、そして他システムとの連携や費用を総合的に判断しましょう。自社の課題をしっかりと洗い出し、最適な座席管理システムを導入すれば、フリーアドレスを最大限活用する働きやすいオフィス環境が実現できるはずです。