位置情報の把握が難しい

このページでは、位置情報を把握するのに便利なビーコンや座席管理システムについて紹介しています。それらを活用することで得られるメリットもまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。

位置情報を把握する方法

ビーコンと座席管理システム。いずれも従業員の居場所を把握するためのツールです。それぞれの特徴を見ていきましょう。

ビーコンを活用する

Bluetoothを発信するミニサイズ端末のことを、ビーコンといいます。Bluetoothの電波を用いて情報の収集・発信が可能です。各従業員が持ち歩くのに適したビーコンのほか、専用アプリをインストールしたスマホなどがビーコンを配置しておいたエリア内に入ると、それを検知できるビーコンもあります。

座席管理システム

座席管理に特化したシステムです。フリーアドレスを導入しても「空席がどこにあるか分かりにくい」「ミーティング参加予定の人数分の座席を確保するのが大変」といった問題に頭を抱えている方も多いのではないでしょうか。そんな時、使用頻度の高い座席やほとんど使用されない座席についての状況をデータ化できる座席管理システムは、とても役に立ちます。

また、多機能タイプのシステムであれば、座席管理だけでなく、会議室予約や従業員検索、スケジュール調整など、ほかにも幅広い機能が搭載されています。

ビーコンや座席管理システムのメリット

ビーコンや座席管理システムを活用することで得られる主なメリットとして、次のようなものが挙げられます。

位置情報が把握しやすい

相談事や頼みたい用事などがあるとき、すぐに従業員を見つけられるようになるので、あちこち探しまわる手間や時間を省けます。そのため、探したい相手の居場所を把握しにくい状況が続くと、コミュニケーション不足による生産性の低下などが起こるのを防ぎやすくなります。

席を探す時間を短縮できる

席を自由に選択できるフリーアドレスには良さもありますが、スペースが混雑している時には空席を見つけるのが難しくなるため、業務をスムーズに始められない場合もあります。そのような場合にも、座席管理システムを活用すれば席の利用状況がリアルタイムで分かるので、空席を見つける手間を省けます。

席が利用しやすくなる

フリーアドレスの座席利用率をアップさせたいときにも、座席管理システムが役立ちます。座席利用履歴を蓄積できる機能を使えば、各座席の利用率を確認できるのです。利用率が高い座席の周辺スペースを広げるなど、さまざまな工夫が可能です。

環境の見直しにつながる

環境を向上させるためのヒントとして役立てられます。利用実態を踏まえ、人々がより快適にスペースを利用できるように環境の見直しをはかりましょう。例えば、4人用座席の利用率が低く、かつ1人用座席の利用率が高い場合であれば、4人用座席数の削減を検討するなど、何らかの具体的な対策を講じることができます。