フリーアドレスが苦痛・うるさいと感じる

こちらの記事ではフリーアドレスを導入したい、またはすでに導入している企業が知っておきたいポイントを解説しています。フリーアドレス導入後、「苦痛」「うるさい」と感じてしまう原因や対策方法についてまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

フリーアドレスを「苦痛」「うるさい」と感じる主な理由

周囲の話し声やオンライン会議の声が「うるさい」

フリーアドレスは自由にその日業務を行う席を選べるため、仲の良い社員同士が固まってしまうことがあります。この場合、それで業務がより効率的に進めば問題はありませんが、業務には無関係な雑談が増えてしまうケースも考えられます。例え本人たちは小さな声で会話をしているつもりでも、静かなオフィス内だと響いてしまいうるさいと感じてしまう場合もあります。

また、オンライン会議を部屋の中で行っている場合には、会議で話している声が気になってしまうケースも考えられます。このような状況から、「気になって集中ができない」「業務の妨げになる」「ストレスを感じてしまう」といったことがあります。

誰がどこにいるか分からない

企業において固定の席を採用している場合には、同じ部署の社員が固まって座っているため、必要な会話がしやすい状況です。対して完全フリーアドレスを採用した場合には、同じ部門の社員だったとしても席が分かれることになりますので、「今日は誰がどこに座っているのか」を把握しにくくなります。

従業員にスマートフォンや携帯電話の支給を行っているのであれば、電話での連絡をすればどこにいるか特定できます。また、フリーアドレスの管理を行うシステムの導入により、誰がどこの席にいるのかを把握可能です。

位置情報の把握が難しい
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座席の争奪戦や、毎日席を探すのが面倒

固定席であれば、自分の席がいつも用意されていることになりますが、完全フリーアドレスを採用している会社であれば、自分がどこの席に座るか毎日考える必要があります。中には、この「毎日席を選ぶ」という行為がストレスになってしまうケースもあるでしょう。さらに、ある程度使う席が固定されるケースもありますが、誰が隣に座るのかわからない点を負担に感じてしまうことがあります。そして、あまり話したことがない従業員が隣に座ることもありますが、他の人との積極的な会話が苦手な人の場合には、集中力を低下させてしまうことも考えられます。

席を確保しづらい課題と解決策
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荷物の持ち運びや片付けが手間

フリーアドレスを採用している場合には常に同じ席で仕事するわけではないため、退社時に席をきれいにしておく必要があります。業務に使用しているパソコンや資料、筆記用具などを移動してものがない状態にする必要があるため、その手間が苦痛に感じる人もいるでしょう。

例えばノートパソコンのみを使用して仕事をしている場合には、そこまで手間に感じない可能性がありますが、多くの書類や文房具などを使用する人にとっては、毎日荷物をすべて片付けることが負担になるケースもあります。また、重要な点をメモした付箋などを机に貼っておく人もいますが、それも毎日剥がすことになります。このような手間をストレスと感じてしまうこともあります。

チームメンバーとのコミュニケーションが取りづらい

固定の席では同じチームのメンバーの席が隣接していることが一般的であるため、質問や相談が気軽に行える環境といえます。しかし、フリーアドレスの場合はチームメンバーの席が近いこともあれば、遠いこともあります。このように、チームメンバーとのコミュニケーションの取りにくさが生まれることもある点に煩わしさを感じる人もいるでしょう。

フリーアドレスの苦痛を『屋内位置情報サービス』で解決

フリーアドレスの導入によって発生する困りごとは、屋内位置情報サービスによる解決が期待できます。

例えば「誰がどこに座っているのかわからない」という点は、社員のスマートフォンや専用タグの電波を検知して、オフィス内のマップに「誰がどこにいるか」をリアルタイムにアイコンで表示可能。一目で相手の居場所を特定でき、人を探す手間を省けます。

このようにフリーアドレスによって発生する「苦痛」は、屋内位置情報サービスを使用することによって解決できるケースもあります。こちらのサイトでは、フリーアドレス向けのおすすめ製品もご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

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その他「苦痛」を和らげるための環境・運用改善

ロッカーの活用と導線設計

それぞれの荷物を収納するための個人ロッカーを確保することや、持ち運び用のバックを支給するなどの工夫により、社員が業務で荷物を持ち運ぶ際に生じるストレスの解消が可能になります。このように、収納環境を整えることによって、社員が自身の荷物に対して無用な心配をせずに働けるようになります。

またフリーアドレスのレイアウトは、それぞれの企業や事務所のニーズに合った形で構成して問題ありません。それぞれの導入目的を達成できるような動線を検討するようにしてください。例えばフリーアドレス導入時に、「周りの人の目線が気になる」といった形でストレスを感じる、という声が上がるようであれば、背面式のレイアウトにするなどして真向かいの人との視線が合わないように配慮するといった方法もあります。

定期的なルールの見直しとアンケート調査

こちらの記事では、フリーアドレス導入後に苦痛を感じる、周りがうるさく感じるといった声が出てくる原因や対策方法を解説してきました。フリーアドレスは導入してそれで終わり、というものではなく、実際に体験している従業員の声を聞きながら柔軟な運用を行っていくことが非常に大切です。

場合によっては、グループアドレス制（部署ごとのエリア指定）を取り入れるといった対応が必要になる可能性もありますので、アンケート調査を定期的に行い、その結果に応じたルールの変更を行いながら、自社に合った形を探してください。