フリーアドレスで座席が固定化される

企業でフリーアドレスを導入してみたものの、「部署ごとに席が固まってしまう」「いつも同じ人が同じ席に座っている」といったように、導入する目的を果たせず悩んでしまう企業も多くみられます。そこで、こちらの記事ではフリーアドレスにおける席の固定化問題について、原因と解決策を解説していきます。

フリーアドレスの座席が「固定化」する2つのパターン

個人の固定化

個人の固定化とは、フリーアドレスを導入していても毎日同じ従業員が同じ席に座り続けてしまう状態をいいます。例えば窓際やモニターが完備されている席など、「仕事をする上で快適な環境」をいつも確保している人がいる、ということです。このような快適な環境をいつも確保したいと考えている人がいる一方、毎日新しい席を探すのにストレスを感じている人が、無意識に居心地の良い定位置を作ってしまっている可能性も考えられます。

チーム・部署の固定化

チーム・部署の固定化とは、同じ部署やチームのメンバーが常に固まるような形で座ってしまうことをいいます。これは、業務上の相談や連携のしやすさを優先するあまり発生している状況であると考えらえます。もちろん業務が進めやすくなるという面はあるものの、「部署を超えたコミュニケーションを促したい」という考えからフリーアドレスを導入した場合には、その目的が達成できなくなってしまう問題があります。

特に管理職が「部下を目の届く範囲に置いておきたい」と考えている場合に、チームや部署の固定化が発生しやすくなります。

フリーアドレスなのに席が固定化してしまう5つの原因

誰がどこにいるか位置把握ができない

フリーアドレスの場合、毎日座る席が変わるため、「誰がどこにいるのかがわからない」という状況が発生しがちです。特に従業員が多い、オフィスが広いといった場合には、誰かに用事があってもどこにいるのか探すのに時間がかかってしまい、業務効率が低下するといった面があります。

また誰がどこにいるかわからない状況では、「相談できる相手がどこにいるかわからない」という不安も感じることがあるため緊張状態にさらされてしまい、より疲労感を感じてしまうケースもあります。

位置情報の把握が難しい
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ペーパーレス化や私物管理の環境が整っていない

固定席がないため、フリーアドレスは書類や私物の管理が難しくなる面もあります。業務に使用する書類や私物を毎日持ち運ぶのは面倒ですし、頻繁に動かすと置き忘れ・紛失のリスクも考えられます。特に、個人ロッカーが用意されていない場合には、自分の荷物を置く場所がないために常に持ち歩かなければならず、それが面倒で席を固定化させてしまう状況になってしまいます。

業務に集中できる環境やインフラが不足している

例えば、周りの従業員の話し声が気になってしまい業務に集中できないため、結局いつもスペースの端にある静かな席に座ってしまう可能性も考えられます。このように、「オフィスのどこにいても作業に集中できるインフラ環境」が整っていないことも、席の固定化につながる原因のひとつとして考えられます。

PCもノートブック型ではなくデスクトップ型を使用している、Wi-Fi環境が整備されていないなど、席の固定化につながるような環境になっていないかを確認してみる必要があります。

フリーアドレスに不向きな部署にも一律で導入している

フリーアドレスは、全社で取り入れるものというイメージを持っている人もいるかもしれませんが、この形は実は全ての部署に適しているわけではない点に注意することが必要です。中には、フリーアドレスの導入により業務効率が低下してしまう、セキュリティリスクが高まってしまうといった部署もあります。例えば経理や機密情報を扱っている部署など、本来は固定席や専用エリアが必要な部署にまでフリーアドレスを強制している場合には、業務の効率が優先されて固定化が発生しやすくなります。

以上の点から、フリーアドレスの導入時は、各部署の業務内容や働き方を考慮しながら、導入について検討していくことが大切です。

導入の目的や運用ルールが社内に浸透していない

「なぜフリーアドレスを導入したのか」という導入目的が、従業員に十分理解されていない場合にも固定化が起こりやすくなります。特に、これまで上司の席を中心として部下の席を配置していた企業では、「上司の近くに座らなければならない」といった意識が抜けていないこともあります。また運用ルールが十分に浸透していない場合にも、うまくフリーアドレスが機能せず、固定化が発生してしまう可能性も考えられます。

フリーアドレスの固定化を防ぎ、本来のメリットを引き出す対策

屋内位置情報サービスや座席管理ツールの導入

前述のような、フリーアドレスの導入に伴う課題を解決するには、スマートフォンやビーコンなどを使用して居場所を可視化できるツールの導入がおすすめです。例えば、特定の人をすぐに探せるようになるため「誰がどこの席にいるのかがわからない」といった問題の解決に繋げられます。また、座席の利用履歴をデータとして蓄積することにより、特定の席の固定化を客観的に把握し、レイアウト改善に繋げる、といった活用も考えられます。

ただし、屋内位置情報サービスや空席管理ツールにはさまざまな種類がありますので、自社の希望や目的に合ったツールはどれなのか比較検討することが重要なポイントです。

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ペーパーレス化の推進と個人ロッカーの設置

座席の固定化の原因となっている「各自の荷物の持ち運びに関する負担」を減らすには、ペーパーレス化の推進に加えて個人ロッカーを設置することがおすすめです。ペーパーレス化を推し進められれば書類を扱う数が減らせますし、個人ロッカーを設置することで、座席に荷物を放置する「場所取り」を防げます。

物理的に身軽に動ける環境の提供によって、席の固定化防止につながることが期待できます。

集中ブースやマグネットスペースなどレイアウトの工夫

目的に応じて自発的に席を選ぶことを促すレイアウトを取り入れると、「なんとなく同じ席に座る」ということを防げます。例としては、集中したい時用の「集中ブース」や、雑談・ミーティングがしやすい「マグネットスペース」といったように、目的に応じたエリアを設ける方法が考えられます。その日の業務内容に合わせて、ニーズに合ったエリアを選択できるような仕組みづくりを行ってください。

グループアドレスの採用

完全にフリーアドレスを導入すると「チーム内の連携がとりにくくなる」というケースもあります。このようなケースで固定化を発生させないためにも、完全にフリーにするのではなく、部署ごとの大まかなエリアのみを決めて、その中で自由に席を選べる「グループアドレス」形式を取り入れる、という選択肢も考えられます。

チーム内の連携とマネジメントのしやすさを維持しながら、日々の業務の中で気分転換ができるといった双方のメリットが得られます。

定期的なアンケートとルールの見直し

こちらの記事では、フリーアドレスを導入した際に発生する可能性がある「固定化」について解説してきました。フリーアドレスは一度導入したら終わり、というものではなく、運用する中で従業員の声を聞き、意見や不満などをヒアリングして改善を続けていくことが大切です。

定期的にアンケートを行うことで、「特定の席が使いにくい」「集中できない」などの声を拾って改善できるように工夫をする、「連続して同じ席に座るのを禁止する」といったように、自社に合ったルールや運用方法の見直しを実施することが重要なポイントです。