フリーアドレスのメリット

こちらの記事では、フリーアドレスについて解説を行っています。フリーアドレスとはどのようなものなのか、メリットやデメリット、導入時のポイントなどをまとめていますので、導入を検討されている場合にはぜひ参考にご覧ください。

フリーアドレスとは

従業員が固定の席を持たずに、その日働く場所を自由に選べるオフィスの運用方法を「フリーアドレス」といいます。

オフィス内のスペース有効活用につながる、コミュニケーションが活性化するといったメリットがあるほか、テレワークとも相性が良いという特徴があり、柔軟な働き方をサポートするスタイルとして、さまざまな企業で導入されています。

企業が得られるフリーアドレスの5大メリット

社内コミュニケーションの活性化と部署を超えた連携

毎日異なる席で作業をするため、近くで仕事をしている人が毎日変わります。さまざまな人とのコミュニケーションを取りやすくなりますので、社内全体のコミュニケーション活性化が期待できます。特に、普段は話す機会がない他の部署の人とも話しがしやすくなる、といったように部署を超えた連携もしやすくなり、業務の効率がアップする可能性も考えられます。

省スペース化によるオフィス賃料・コストの削減

フリーアドレスを採用した場合、コスト削減が期待できる点もメリットのひとつです。

まず席が少なく済むためデスクやチェアなどの備品の数も少なくなり、費用を抑えることが可能です。また、これまで固定席で2つのフロアを使用していた場合でも、フリーアドレス導入後は座席数を減らせるために1フロアに集約すれば、賃料や光熱費などの面でもコスト削減にもつながっていきます。

組織変更・レイアウト変更への柔軟な対応（工事費削減）

席と人が結びついていないのがフリーアドレスの特徴です。そのため、組織変更やプロジェクト変更があった場合、急にメンバーが増減したといったケースなど、レイアウト変更が必要だとしてもすぐに対応することが可能です。

また固定席と比較すると、レイアウト変更時のコストを抑えられる点もフリーアドレスの魅力といえます。固定席よりも席が少なく済むためにデスクやチェアの数も少なくなります。デスクやチェアの数が少なければその分レイアウト変更にも柔軟に対応ができます。

ペーパーレス化の促進とセキュリティ向上

フリーアドレスをより便利に利用するには、ペーパーレス化の促進が欠かせません。もしフリーアドレス後も従来同様紙の書類を使用するワークフローが残ってしまった場合には、フリーアドレスを取り入れたメリットを十分に感じることが難しくなります。また、承認が必要な担当者の座席がわからない場合などにストレスが生まれる可能性も考えられます。

自律的な働き方の促進と社員の意識改革

自分が仕事をしやすい・集中しやすい場所を選べるといったように、仕事の組み立て方に対して自律的に取り組めます。今日は集中したいから人が少ない座席を選択し、次の日はコミュニケーションを取りたいと考えているため共同スペースで作業を行うなど、その日の状況によって働き方を選択できるようになります。

社員にとってのメリットは？

フリーアドレスを導入するメリットとして、その日の業務内容に合わせた席の選択ができるという点が挙げられます。「人とのコミュニケーションを取りやすい席」、「集中して作業しやすい席」といったように、状況に合わせてその日仕事がしやすい環境を選べます。

また、他の部署の人と話がしやすくなり、アイデアが生まれやすくなる点もメリットです。これまでは他部署の人と話をする機会があまりなかったとしても、フリーアドレスの場合は隣にいる人が他部署の人、ということも十分にありえます。

そして、自分専用の席ではないため整理整頓が行き届いたオフィスになります。このように、フリーアドレスを取り入れることによって、働きやすい環境が整備されるといえます。

導入前に知っておくべきデメリットと課題

「誰がどこにいるかわからない」問題

席が決まっておらず、誰がどこに座っているのかがわからない状態です。そのため、特定の誰かとコミュニケーションを取らなければならない状況になった場合にも、どこに座っているのかがわからず、探し出すまでにストレスを感じてしまう可能性もあります。

位置情報の把握が難しい
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集中できない・雑談が増えすぎる懸念

場合によっては「仕事に集中できない」という問題が出てくることがあります。さまざまな部署の人が同じ空間で働くことになるため、他の社員の会話や電話で話す声が気になってしまい、集中力低下につながってしまう可能性が考えられます。

またフリーアドレスの場合は自分で席を選べるため、普段から交流がある人の近くに席を取ることもあります。こうなると雑談ばかりしていて仕事が進まない、といった状況に陥ってしまう可能性もあります。

荷物の管理・収納スペースの問題

固定席であれば、そこに自分のカバンをはじめとする荷物を置いておけますが、フリーアドレスの場合には席が決まっていないため、荷物をずっと席に置いておく、ということができません。このように、荷物の管理や収納スペースの問題も、フリーアドレスのデメリットのひとつです。例えば、個人専用のロッカーを別途用意し、荷物はそちらで管理するといった対策も必要になってきます。

書類管理の課題と解決策
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席が固定化してしまう

フリーアドレスではその日働く席を自分で選べます。自分でその日使用する席を決めるわけですが、仕事をしやすいと感じる席を毎回選択してしまう、という状況が考えられます。こうなると、席が固定化してしまうために社内のコミュニケーションを促すことが難しくなってしまいます。

フリーアドレス導入に向いている企業・向いていない企業

まず、部署を超えたコミュニケーションを重視する企業やスペースを効率的に活用したいと考えている企業、フレキシブルな働き方を推進したい」と考えている企業にとってはフリーアドレスの導入が向いているといえます。

反対に、フリーアドレスが向いていない企業は、例えば業務上書類の取り扱いが多くなる企業や機密性が高い情報を取り扱っている企業、チーム内でのコミュニケーションを重視したいと考える企業が挙げられます。

フリーアドレス導入が成功しやすい
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フリーアドレスを成功させる3つのポイント

目的の明確化（コスト削減か、コミュニケーションか）

まずは「なぜフリーアドレスを導入するのか」という目的を明らかにしておくことが大切です。例えば、「さまざまな部署間でのコミュニケーションを重視したい」「コストの削減を行いたい」といったように、それぞれの企業によってフリーアドレスを導入する目的はさまざまです。自社では何のためにフリーアドレスを導入するのかを明らかにし、社内で共有して社員から賛同を得た上で導入することがポイントです。

適切なゾーニング（集中エリア、ファミレス席などの使い分け）

「集中して作業ができるエリア」「交流がしやすくなるエリア」といったように、適切なゾーニングを行うことも、フリーアドレスを成功させるポイントのひとつとして挙げられます。このようなオフィスであれば、社員自身がその日の業務に合わせて作業しやすい席を選べるため、生産効率の上昇も期待できます。

ITツールと運用ルールの整備

「誰がどこに座っているのかがわからない」という点はフリーアドレスのデメリットですが、社員の位置情報を可視化できるツールを使用することによって、このデメリットを解消できます。このように、社員が働きやすくなるツールを導入することがおすすめです。

導入にあたり運用ルールを決めておくのも大切です。例えば「前日と同じ席を利用しない」「退席時は私物をロッカーに片付ける」といった内容のルールが考えられます。また、ルールについてはフリーアドレスを運用する中で適宜見直しを行っていくことで、自社に合ったルールを作成できます。

まとめ

こちらの記事では、フリーアドレスについて解説してきました。導入を検討する際には、メリットだけではなくデメリットについても十分に把握し、本当に自社に合った形式なのかを検討することが求められます。

また、全社で一気に導入するのではなく、特定のフロアや部署など範囲を絞って導入し、課題や改善点に対応しつつ、段階的に範囲を広げていくといったやり方もあります。単に席を共有すれば良いというものではないため、導入する場合にはツールやルールをしっかりと準備して導入を行っていくことが大切です。