ホテリングの基礎知識

こちらの記事では、オフィススペースの有効活用などさまざまなメリットが期待できるホテリングについて解説します。どのようなメリットや注意点があるのかをまとめていますので、効率的にオフィススペースを活用したいと考えている方などはぜひ参考にしてください。

ホテリングとは？

ホテリングとは、社員が机などのワークスペースを出社に応じて予約するオフィス管理方法です。この形式は、利用する席を自由に選択できるフリーアドレスから派生したとされています。固定席という概念をなくし、自由に席を選択できる点はホテリングもフリーアドレスも同様ですが、ホテリングは出社に応じて自分の席を予約する点が異なります。

ホテリングの導入によって、出社した際に空いている座席がなく困るといったことがなくなりますし、必要な座席数を管理できるようになります。結果的に、限られたスペースを有効に活用できるといった特徴があります。

ホテリングの目的

前項でも触れていますが、ホテリングの導入によってオフィススペースを有効に活用できます。スペースを柔軟に活用できるようになることで、コストの削減にも繋げられます。

例えば社員全員分の席を用意していたとしても、営業マンなどは顧客との打ち合わせのために外出している時間が長いことが一般的です。このような席を他の社員が活用できるようにすれば、オフィス内のスペースや維持に必要となるコストなどの削減が可能となります。

また、ホテリングの導入によりスペースが空いた場合には、ミーティングやリフレッシュのためのスペースとしての活用もできます。

ホテリングシステムのメリット

• オフィスを省スペース化できる
  ホテリングの導入により席が予約制となり、利用状況の把握も行えるようになります。また、よく利用される拠点やフロアはどこなのか、逆にあまり使用されていない場所はどこなのかといったデータを集計できるようになります。このようなデータの活用によって、従来のオフィスやフリーアドレス制を導入するケースと比較すると省スペース化が行えます。また、自社に合わせたオフィススペースの検討が可能となるため、従業員の満足度の向上も期待できます。
• 従業員が仕事をする場所の選択が可能になる
  従業員が状況に応じて予約する席を変えられるのも、ホテリングの導入で得られるメリットです。例えば、誰かと一緒に作業する日は近くの席を予約することも可能ですし、拠点が複数ある場合には移動する途中に立ち寄れるオフィスの席を予約するといったように、自由な形態で仕事を行えるようになります。社員が自分で仕事をする場所を選択できるため、効率的に作業を進められ、生産性向上につながると考えられます。
• 勤務状況の把握がしやすくなる
  座席を事前に予約をするホテリングによって、「誰が出社しているのか」「誰が在宅勤務をしているのか」「誰がどの席を利用しているのか」といった点を容易に把握できるようになります。フレキシブルなワークスタイルの場合に発生しがちな勤怠管理の問題も、ホテリングの導入により改善すると考えられます。
• 空きスペースの有効活用
  ホテリングの運用では、基本として在籍している社員数よりも少ない座席数を用意して運用していきます。用意する座席数が減るため、オフィス内の空いたスペースを有効活用できるようになります。例えばミーティングスペースやカフェスペース、一人で仕事をしたい場合に利用できるスペースといったように、さまざまな空間として活用できます。

ホテリングシステムを利用する際の注意点

• 予約するのに手間がかかる点に注意
  出社する場合には、席を予約する必要があります。連日出社する場合にはその都度席を予約する必要があるため、煩わしさを感じてしまう可能性が考えられます。また、予約をするにはパソコンやスマートフォンなどのデバイスが必要となります。社員に対してデバイスを支給している企業は問題ありませんが、そうではない企業の場合には予約をスムーズに行えない可能性がある点に注意が必要です。
• 席が固定化されないように工夫する
  毎回席を選んで予約する作業が手間であるため、毎回同じ席を予約する人が出てくることも考えられます。同じ席ばかりを利用している社員が増えてしまうとホテリングを導入したメリットが薄れてしまうため、席が固定化しないような工夫が必要です。例えば「同じ席を◯日使用しない」のように、ルールを決めて運用するのもひとつの方法です。また、席をランダムに決められる機能を搭載するといった方法により、席の固定化を防ぐという選択肢も考えられます。
• 定期的に見直しを行う
  導入する際にどこに座ったとしても快適に働けるレイアウトを作ったつもりでも、システムを運用していくうちに業務がしやすい・しにくい場所が出てくる可能性もあります。一定の席に人気が集中してしまい、その席を予約できなかった人は出社に抵抗を感じるようになってしまうリスクも考えられます。このような状況を防ぐためにも、定期的に予約の履歴を確認し、席の予約に偏りが見られる場合にはレイアウトの見直しを行うことで、より快適に働ける環境に近づけられます。

まとめ

こちらの記事ではホテリングシステムについて解説してきました。このシステムの活用によってオフィススペースの有効活用や業務の効率化などさまざまなメリットが期待できます。

また、屋内位置情報サービスの導入により社員の在籍状況をリアルタイムで確認できる点に加え、位置データを利用して簡易の勤怠管理に活かせるようになるといったメリットもあります。興味のある人は、ぜひ以下のページを参考にしてみてください。

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